Første kunde, arbeidet utført. Hvordan utstede faktura nå?
Du oppretter et firma, får et oppdrag og kommer til avregningstidspunktet. Du åpner programmet, fyller inn kundens opplysninger og spørsmål dukker opp: hvilket nummer skal dokumentet ha, skal du legge til MVA, og hva gjør du hvis du oppdager en feil etter at du har sendt det?
Før du begynner, forbered tre ting: opplysninger om firmaet ditt, opplysninger om mottakeren og avtaler om utført arbeid og pris. Denne veiledningen går gjennom en vanlig salgsfaktura i Norge. Utenlandstransaksjoner, forskudd og enkelte bransjer krever ytterligere vurdering.
Hvis du nettopp er i ferd med å starte virksomhet, start med veiledningen: Hvordan registrere firma i Norge trinn for trinn: ENK og AS.
Trinn 1. Velg hvordan du skal utstede og nummerere
Det mest praktiske er et program som automatisk tildeler løpende fakturanummer. Altinn godtar også skjemaer med nummer trykt av trykkeriet.
Det er ikke nok å lage dokumentet i Word eller Excel og selv skrive inn et vilkårlig nummer. Nummereringen skal sikre kontroll med dokumentene. Faktura (salgsdokumentasjon)
Praktisk: før du utsteder det første dokumentet, sjekk firmaets innstillinger i programmet. Da vil påfølgende fakturaer bruke korrekte opplysninger.
Trinn 2. Fyll inn opplysninger og beskriv salget
På fakturaen må du ta med:
dokumentnummer og utstedelsesdato;
selgerens navn og organisasjonsnummer;
kjøperens navn og adresse eller organisasjonsnummer;
type og omfang av vare eller tjeneste;
tid og sted for levering eller utførelse;
pris, forfalt MVA spesifisert i NOK, og totalbeløpet;
forfallsdato.
Salg som omfattes av ulike satser eller ulik behandling av MVA, bør deles opp på egne linjer. Faktura (salgsdokumentasjon)
I stedet for det generelle «tjeneste» kan du for eksempel skrive: «Maling av to rom, arbeid utført 12.–14. oktober 2026, adresse for utførelse…». Dette er et eksempel på en beskrivelse som hjelper kunden å kjenne igjen oppdraget det gjelder.
Bruk det registrerte firmanavnet. For AS og ASA bør dokumentet i tillegg angi selskapsform, forretningsadresse og merking «Foretaksregisteret». Tillegget «MVA» ved organisasjonsnummeret brukes av virksomheter registrert i MVA-registeret. info.altinn.no
For å gjøre betalingen enklere, oppgi også kontonummer og hva som skal stå i betalingsreferansen.
Trinn 3. Sjekk om du skal legge til MVA
Det å bare ha et firma og organisasjonsnummer betyr ikke at du er registrert i MVA.
Den generelle registreringsgrensen gjelder overskridelse av 50 000 NOK i omsetning omfattet av MVA-reglene i enhver påfølgende 12-månedersperiode. Det handler om omsetning, ikke fortjeneste eller kun kalenderår. Ikke all virksomhet følger like regler. Skatteetaten
Skatteetaten påpeker at det ikke er tillatt å utstede fakturaer med MVA før registreringen er godkjent. Etter registrering omfatter avgiften også salget som førte til at grensen ble overskredet. Dersom dokumentet for dette salget allerede er sendt uten MVA, beskriver etaten fremgangsmåten for å kreditere det og utstede et nytt med avgift. Skatteetaten
Ikke legg derfor på avgift «i tilfelle». Før du sender dokumentet, avklar firmaets status og reglene som gjelder for det konkrete salget.
Et mer utfyllende forklaringspunkt finner du her: MVA i Norge: når skal du legge til avgift og hva gjøre etter å ha overskredet 50 000 NOK?.
Eksempel på beregning
La oss anta at firmaet er registrert for MVA, tjenesten er underlagt satsen 25 %, og den avtalte prisen er 4 000 NOK uten avgift:
PostBeløpPris uten MVA4 000 NOKMVA 25 %1 000 NOKÅ betale5 000 NOK
Grunnsatsen er 25 %, men det finnes også andre satser og særlige regler. Dette eksemplet fastslår ikke hvordan din tjeneste skal beskattes. Skatteetaten
Trinn 4. Skil utstedelsesdatoen fra betalingsfristen
Det er to ulike tidspunkter: når du utsteder dokumentet og når kunden skal betale.
Generelt skal salgsdokument utstedes så raskt som mulig, senest en måned etter levering eller utførelse av tjenesten. Reglene gir unntak, blant annet for bestemte tjenester og oppgjørsmetoder. Skatteetaten
Praktisk: avtal betalingsfrist med kunden allerede ved mottak av oppdraget. Før du sender, sammenlign datoen på fakturaen med kontrakten eller bestillingen. Ikke anta at programmets standardinnstilling bekrefter det dere har blitt enige om.
Trinn 5. Sjekk hvordan kunden mottar fakturaer
Før du sender, spør etter fakturaadresse, bestillingsnummer og eventuell kontaktperson. Dette bidrar til å redusere forsinkelser som følge av at dokumentet sendes til feil mottaker.
Hvis kunden krever EHF, erstatter ikke en vanlig PDF sendt på e-post dette formatet. EHF muliggjør overføring av strukturerte data til mottakerens system. Det er særlig viktig ved oppgjør med offentlig sektor - sjekk kravene i bestillingen før du utsteder dokumentet. Faktura (salgsdokumentasjon)
Trinn 6. Rett feil med riktig korreksjon
Ikke rett det utsendte dokumentet ved å bytte ut filen med samme navn. Altinn viser til at dokumentasjonen ikke skal endres etter at den er utarbeidet; endring av beløp dokumenteres for eksempel med en kreditnota. Krav til bilag
Kreditnota er et dokument som korrigerer en tidligere faktura. Den kan gjelde hele eller deler av salget. Ved korrigering av en feilaktig faktura bør den gjøre det mulig å fastslå hvilket dokument korreksjonen viser til.
Hvis du erstatter en feilaktig faktura med en ny, trengs også en passende kreditnota. Ikke alle tilfeller krever imidlertid at hele salget annulleres – måten å korrigere på avhenger av hvilken type feil det er. regnskapsstiftelsen.no
Praktisk: bruk korrigeringsfunksjonen i programmet og informer kunden om hvilket dokument og hvilket beløp som gjenstår å betale.
Trinn 7. Oppbevar dokumentene og følg med på betalingene
Salgfakturaer hører til den grunnleggende regnskapsdokumentasjonen. Som hovedregel oppbevares de i fem år etter regnskapsårets slutt. For noen bransjer og dokumenter gjelder lengre frister. Ved elektronisk lagring kreves også sikkerhetskopier. Oppbevaring av regnskapsmateriale
I det daglige arbeidet er det nyttig å skille mellom dokumenter som er utarbeidet, sendt, betalt, forfalt og korrigert. Det å utstede en faktura bekrefter ikke i seg selv at pengene er mottatt.
Kan fakturaen være kun på polsk?
Altinn opplyser at dokumentasjon utarbeidet av bedriften, inkludert utgående fakturaer, skal utarbeides på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Polsk alene er ikke ett av de nevnte språkene. Krav til bilag
Hva bør du gjøre nå?
Utarbeid et arbeidsutkast til faktura i programmet for oppdraget ditt. Sammenlign partenes opplysninger, beskrivelse av arbeidet, pris og måte å håndtere skatten på med dokumentene og avtalene med kunden. Først etter denne kontrollen utsted og send dokumentet.
Informasjonsstatus kontrollert: 18.10.2026.
