Administrativ assistent

Stillingsbeskrivelse

Ansattforeningen til CERN (SA) er opptatt av å fremme velferden til CERN-personell gjennom et bredt spekter av tjenester og initiativer. Blant disse er Jardin des Particules (JDP), et tilbud for tidlig barndomsopplæring og barnepass lokalisert ved CERN, som tar imot barn fra 4 måneder til 10 år.

Vi søker en erfaren administrativ assistent som skal ha en sentral rolle i den daglige administrasjonen og ledelsen av Jardin des Particules. Dette er en variert stilling som kombinerer personaladministrasjon, økonomistyring og operasjonell koordinering innenfor et sveitsisk ansettelsesrammeverk.

Hvis du liker å ta eierskap til varierte administrative oppgaver, har solid kunnskap om sveitsisk ansettelsesadministrasjon og trives i et internasjonalt miljø, bli med i Ansattforeningen til CERN og bidra til en viktig tjeneste for CERN-fellesskapet.

Dine ansvarsområder
-Administrere hele den administrative livssyklusen for JDP-ansatte, inkludert rekrutteringsadministrasjon, arbeidskontrakter, endringer, onboarding og fratredelser.
-Koordinere lønnsadministrasjon med ekstern fidusiær og sikre nøyaktigheten av lønnsrelatert informasjon.
-Håndtere personaleadministrasjon i samsvar med sveitsisk arbeidslovgivning, inkludert sosiale forsikringer, pensjonsordninger (LPP), arbeidskontrakter, permisjonsstyring og andre lovpålagte forpliktelser.
-Være hovedadministrativ kontaktperson for JDP-personalet i spørsmål knyttet til ansettelse.
-Overvåke JDPs budsjett, behandle fakturaer og utbetalinger, føre regnskapsdokumentasjon og støtte finansiell rapportering.
-Utføre finansiell overvåking og analyse for å støtte god budsjettstyring.
-Samarbeide med eksterne partnere, inkludert fidusiær, forsikringsleverandører og offentlige myndigheter ved behov.
-Utarbeide kommunikasjons- og promoteringsmateriell for Jardin des Particules og støtte synligheten av tilbudet innenfor CERN-fellesskapet.
-Bidra til kontinuerlig forbedring av administrative og finansielle prosesser.
-I tillegg vil du gi sporadisk støtte til Sekretariatet til Ansattforeningen til CERN ved å ta imot besøkende og besvare generelle henvendelser.

Din profil
-Dokumentert erfaring med håndtering av ansettelsesadministrasjon under sveitsisk arbeidslovgivning, inkludert arbeidskontrakter, lønnsadministrasjon, sosiale forsikringer, obligatoriske pensjonsordninger (LPP) og andre lovpålagte ansettelsesforpliktelser.
-Dokumentert erfaring innen administrativ, HR- og økonomiadministrasjon i en liten eller mellomstor virksomhet (SME) i Sveits.
-Erfaring med samarbeid med eksterne fidusiærer eller lønnsleverandører vil være en fordel.
-Erfaring fra et internasjonalt eller flerkulturelt miljø vil være en fordel.
-Teknisk sertifikat eller generell videregående utdanning eller tilsvarende relevant erfaring innen administrasjon, personal, regnskap, økonomi eller et beslektet felt.

Dine ferdigheter
Sekretærarbeid.
Bruk av kontorprogramvare.
Kunnskap om regnskapsprogramvare, som Crésus, er en fordel.
Regnskap, budsjettoppfølging og økonomisk kontroll.

Arbeidssted

Sveits

Krav til stillingen

Ferdigheter

gjennomgå budsjetter beregne lønn administrere lønn rapporter sjekke betaling beregne provisjoner arbeidsrett administrere lønn forberede lønnsutbetalinger fordele lønnsutbetalinger skaffe godkjenning av timelister